Telefonielösungen

Eine Cloud-Telefonanlage ist eine Telefonlösung, die Sie als Dienstleistung buchen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage, die physisch in Ihrem Büro installiert ist, wird eine Cloud-Telefonanlage über das Internet betrieben und zentral über eine webbasierte Oberfläche konfiguriert. Ihre Endgeräte – ob Telefone, Softphones oder Mobilgeräte – verbinden sich sicher über das Internet mit dem Dienst. Vorteile:

• Ortsunabhängigkeit: Sie sind nicht mehr auf Ihr Büro beschränkt und können von überall aus mit Ihrer gewohnten Durchwahl telefonieren, sei es im Homeoffice, unterwegs oder im Auto.
• Keine Hardware-Investition: Es entfällt die Notwendigkeit, in teure Telefonanlagen zu investieren. Sie buchen einfach die benötigten Funktionen.
• Jederzeit skalierbar: Die Anlage wächst flexibel mit Ihren Anforderungen, ohne dass neue Hardware angeschafft werden muss.
• Keine lange Vertragsbindung: Unsere Cloud-Telefonanlage ist von Beginn an monatlich kündbar, sodass Sie flexibel bleiben.
• Sicherheit: Telefongespräche laufen heute ohnehin über das Internet (VoIP), unabhängig davon, ob Sie eine Cloud-Telefonanlage nutzen oder eine herkömmliche Anlage haben. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Verwaltung und Steuerung der Cloud-Telefonanlage zentral und sicher über das Internet erfolgt. Ihre Gespräche und Daten sind durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt, sodass Ihre Kommunikation genauso sicher ist wie bei herkömmlichen Lösungen.

Cloud-Telefonie eignet sich für Unternehmen jeder Größe, da die Kosten direkt mit der Anzahl der genutzten Rufnummern skalieren. Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich benötigen.

• Kleine Unternehmen profitieren von geringen Anschaffungskosten und der Möglichkeit, schnell eine professionelle Telefonanlage aufzubauen. Zudem sind Sie flexibel – auch im Homeoffice oder unterwegs unter Ihrer gewohnten Durchwahl erreichbar.
• Mittelständische Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobilen Mitarbeitern profitieren von der einfachen Vernetzung aller Standorte und einer zentralen Telefonanlage, die ohne aufwendige Technik funktioniert.
• Große Unternehmen nutzen die unbegrenzte Skalierbarkeit der Anlage, um jederzeit weitere Rufnummern oder Nebenstellen hinzuzufügen, ohne neue Hardware anschaffen zu müssen. Auch komplexe Anforderungen wie die Vernetzung mehrerer Standorte lassen sich einfach umsetzen.

Cloud-Telefonie bietet Ihnen eine hohe Flexibilität bei der Kostenkontrolle. Die laufenden Kosten setzen sich aus einer Grundgebühr für die geschalteten Rufnummern und den tatsächlichen Gesprächsgebühren zusammen. Interne Gespräche zwischen Nebenstellen, egal ob im Büro, auf dem Handy oder im Auto über die PhoneApp, sind immer kostenlos – ganz gleich, welches Endgerät genutzt wird. Für externe Anrufe ins Festnetz fallen geringe Gesprächsgebühren an, doch durch die Auswahl passender Flatrates können Sie Ihre Kosten optimal steuern. So bleiben die Kosten trotz flexibler Anpassungen jederzeit transparent und kontrollierbar.

Heute laufen alle Telefongespräche über das Internet, auch bei herkömmlichen Telefonanlagen. Diese Technologie wird als VoIP (Voice over IP) bezeichnet und hat den klassischen Festnetzanschluss weitgehend ersetzt. Eine Cloud-Telefonanlage ist weder sicherer noch unsicherer als eine physisch installierte Anlage – der entscheidende Faktor ist die eingesetzte Verschlüsselung und die Maßnahmen zur Sicherung der Datenverbindungen. Bei der Cloud-Telefonie werden Ihre Gespräche und Daten durch moderne Verschlüsselungstechnologien geschützt, und die Verwaltung erfolgt zentral über eine gesicherte, webbasierte Oberfläche.

Professionelle Rechenzentren, in denen Cloud-Telefonanlagen gehostet werden, bieten eine viel höhere Ausfallsicherheit. Durch Redundanzen und automatische Backup-Systeme bleibt Ihre Telefonie auch dann funktionsfähig, wenn ein Server ausfällt. Im Vergleich dazu sind klassische Telefonanlagen anfälliger für Ausfälle, insbesondere wenn sie auf veralteter Hardware basieren.

Auch wenn auf Ihrer Seite das Internet ausfällt, ist eine herkömmliche Telefonanlage ebenfalls betroffen, da diese ebenfalls VoIP nutzt. Der Vorteil der Cloud-Telefonie ist jedoch, dass Sie nicht an einen bestimmten Internetanbieter gebunden sind. Sie können im Ernstfall einfach auf mobile Netzwerke ausweichen und so Ihre Telefonie aufrechterhalten. Ihre Kommunikation bleibt also nicht nur sicher, sondern auch flexibel und zuverlässig.

Nicht zuletzt erfüllt die Cloud-Telefonie alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sodass auch der rechtliche Rahmen eingehalten wird.

Ein wichtiger Unterschied zur herkömmlichen Telefonanlage besteht darin, dass Sie bei einer Cloud-Telefonie zwei separate Verträge haben: einen für den Internetanschluss (ISP) und einen für die Telefonanlage (Cloud-Telefonie-Anbieter). Das mag auf den ersten Blick nach zusätzlichen Kosten klingen, ist jedoch in der Praxis oft günstiger.

Bei herkömmlichen Telefonanlagen sind Ihre Rufnummern meist fest mit Ihrem Internetanbieter (ISP) verknüpft. Zudem ist die Anzahl der gleichzeitig führbaren Telefongespräche – die sogenannten Sprachkanäle – oft begrenzt. Ein Sprachkanal entspricht einer Leitung, die ein aktives Gespräch ermöglicht. Bei vielen Anbietern, wie etwa der Telekom, sind in den Basistarifen nur zwei Sprachkanäle inbegriffen. Benötigen Sie mehr Kanäle für Ihr Unternehmen, steigen die Kosten schnell an. Bei der Telekom kann jeder zusätzliche Sprachkanal beispielsweise bis zu 30 EUR monatlich kosten, was die Telefonrechnung erheblich in die Höhe treiben kann.

Mit Cloud-Telefonie haben Sie hingegen die Freiheit, den günstigsten Internetanbieter zu wählen, da die Rufnummern und Sprachkanäle unabhängig davon verwaltet werden. Es gibt keine Begrenzung der Sprachkanäle, und Sie zahlen nur für die tatsächlich genutzten Rufnummern. So können Sie mehrere Gespräche gleichzeitig führen, ohne zusätzliche Gebühren für Sprachkanäle. Interne Gespräche sind immer kostenlos, egal, ob innerhalb des Büros, vom Homeoffice oder mobil über die PhoneApp. Die Gesprächsgebühren für externe Anrufe ins Festnetz sind minimal und können durch Flatrates optimiert werden.

In der Summe zahlt sich diese Trennung aus. Selbst mit zwei Verträgen – für Internet und Telefonie – ist die Gesamtrechnung oft gleich oder sogar günstiger. Besonders für Unternehmen, die mehrere Sprachkanäle oder eine flexible Lösung benötigen, entfallen teure Hardware-Anschaffungen und lange Leasingverträge. Stattdessen profitieren Sie von einer skalierbaren und kostengünstigen Lösung, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst.

Weiter unten auf dieser Seite haben wir für Sie ein Kostenbeispiel anhand einer typischen Konfiguration aufgeschlüsselt.

Ein Wechsel zu einer Cloud-Telefonanlage klingt zunächst kompliziert, muss es aber nicht sein. Der gesamte Ablauf ist klar strukturiert, und wir begleiten Sie Schritt für Schritt, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

1. Bedarfsanalyse: Zuerst besprechen wir gemeinsam, was Sie benötigen. Welche Funktionen soll Ihre neue Anlage haben? Welche Anforderungen gibt es in Ihrem Unternehmen? Auf dieser Basis planen wir die Umstellung.
2. Vertragskündigung und Rufnummernportierung: Ihre bisherigen Telefonverträge müssen gekündigt und die Rufnummern „portiert“ werden – das bedeutet, dass sie vom alten Anbieter auf die neue Cloud-Telefonanlage übertragen werden. Dies ist ein festgelegter, durch gesetzliche Vorgaben geregelter Prozess, der sicherstellt, dass Ihre Rufnummern in Ihrem Besitz bleiben und nicht verloren gehen. Wir übernehmen die gesamte Abwicklung, sodass der Wechsel nahtlos und sicher erfolgt.
3. Abschluss eines neuen Internetvertrags: Nachdem die Portierung terminiert wurde, schließen wir gemeinsam einen neuen Internetvertrag ab. Hier empfehlen wir, eine Woche Puffer vor dem Umzugstermin einzuplanen, um mögliche Verzögerungen aufzufangen. So bleibt ausreichend Zeit für eine problemlose Umstellung.
4. Umstellung des Internetzugangs und Programmierung der Cloud-Telefonanlage: Sobald der neue Anschluss aktiv ist, richten wir die Cloud-Telefonanlage ein und programmieren die Endgeräte. Schon vor dem Umzugstermin können interne Gespräche über das neue System geführt werden. Da moderne Telefonie ohnehin über das Internet läuft (VoIP – Voice over IP), bleibt die Umstellung im Hintergrund, während Sie wie gewohnt telefonieren.
5. Am Tag des Umzugs: Ihre bestehenden Rufnummern werden auf die Cloud-Telefonanlage übertragen und den Endgeräten zugeordnet. Ab diesem Moment laufen alle externen Anrufe über das neue System – ohne Unterbrechung. Die Cloud-Lösung wird in professionellen Rechenzentren mit hoher Ausfallsicherheit und Redundanz betrieben. Sollte bei Ihnen vor Ort ein Internetausfall auftreten, kann die Telefonie einfach über mobile Netzwerke weitergeführt werden.

Ein großer Vorteil der Cloud-Telefonanlage sind die Funktionen, die oft schon im Basispaket enthalten sind und bei herkömmlichen, physischen Anlagen oft extra kosten. Dazu gehören:

• Individueller Anrufbeantworter (AB) für jede Nebenstelle, mit der Möglichkeit, Nachrichten per E-Mail zu erhalten.
• IVR-Funktionalität (Interactive Voice Response): Das kennen Sie vielleicht von Hotlines, bei denen Sie per Sprachmenü zu verschiedenen Abteilungen weitergeleitet werden. Mit IVR lassen sich komplexe Ansagen und Weiterleitungen einfach einrichten.
• Erweitertes Routing: Funktionen wie Tag-/Nacht-Schaltungen, individuelle Ansagen, automatische Rufweiterleitungen und die Möglichkeit, Faxe per E-Mail zu empfangen und zu senden, sind inklusive.
• BLF-Funktionen (Busy Lamp Field): Damit sehen Sie auf Ihrem Telefon, welche Nebenstellen gerade besetzt sind. Ideal für Sekretariate oder Telefonzentralen.

Darüber hinaus bietet die Cloud-Telefonie zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, beispielsweise mit Microsoft Teams, CRM-Systemen und weiteren Softwarelösungen. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation im Unternehmen und erleichtern den Arbeitsalltag. Neben der „Serienausstattung“ können zusätzliche Features kostengünstig hinzugebucht werden. Weitere Details finden Sie in der beigefügten Übersicht.

Haben Sie Interesse an einer Cloud-Telefonanlage oder noch offene Fragen zu den Möglichkeiten und Vorteilen? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um alle Unklarheiten zu klären und die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Sprechen Sie uns einfach an – wir freuen uns darauf, Sie zu unterstützen und gemeinsam die nächste Stufe Ihrer Unternehmenskommunikation zu gestalten.

In diesem Beispiel sehen wir uns eine klassische Telefonanlage mit einem Telekom Company Pro 100 Anschluss an. Dieser bietet 2 Sprachkanäle und die Möglichkeit, weitere hinzuzubuchen. In unserer Beispielkonfiguration wurde - wie in der Praxis oft anzutreffen - auf 4 Sprachkanäle aufgestockt.

• Internetanschluss (Company Pro 100): 72,95 EUR pro Monat, inklusive 2 Sprachkanälen und einem Rufnummernblock.
• Zusätzliche Sprachkanäle: 34,90 EUR pro Monat für 2 weitere Sprachkanäle, was insgesamt 4 Sprachkanäle ergibt.
• Anlage & Endgeräte (z. B. Unifi HiPath): Einmalige Anschaffungskosten von ca. 3.000–5.000 EUR für die Telefonanlage, plus Telefone und Einrichtung.
• Wartung und Support: ca. 500–1.000 EUR pro Jahr.
• Gesprächsgebühren (Mobilfunk): Bei einer typischen Nutzung von ca. 5 Minuten Mobilfunkanrufen pro Mitarbeiter pro Tag ergeben sich Mobilfunkkosten von ca. 48 EUR pro Monat.
• Monatliche Gesamtkosten (Telekom):
  • Internet und Sprachkanäle: 72,95 EUR + 34,90 EUR = 107,85 EUR
  • Gesprächsgebühren (Mobilfunk): ca. 48 EUR
  • Gesamt pro Monat: 155,85 EUR
  • Einmalige Anschaffungskosten für die Telefonanlage und Endgeräte: ca. 3.000–5.000 EUR

Verglichen mit einer traditionellen Telefonanlage bietet eine Cloud-Lösung wie Placetel mehr Flexibilität bei oft geringeren Kosten.

• Internetanschluss (günstiger Anbieter): ca. 39,90 EUR pro Monat.
• Placetel Profi Tarif: 2,90 EUR pro Teilnehmer, bei 10 Teilnehmern = 29 EUR pro Monat.
• Endgeräte (z. B. Snom D375): Einmalige Anschaffungskosten von 139 EUR pro Telefon, bei 10 Geräten = 1.390 EUR.
• Cisco ATA (VoIP Adapter) für analoges Fax: ca. 50–100 EUR einmalig.
• Gesprächsgebühren:
  • Mobilfunk: 11 Cent pro Minute, bei 5 Minuten pro Tag und Mitarbeiter = ca. 40 EUR pro Monat.
  • Festnetz: 1 Cent pro Minute, ca. 13,20 EUR pro Monat.
• Monatliche Gesamtkosten (Placetel):
  • Internet und Rufnummern: 39,90 EUR + 29 EUR = 68,90 EUR
  • Gesprächsgebühren (Mobil und Festnetz): ca. 53,20 EUR
  • Gesamt pro Monat: 122,10 EUR
  • Einmalige Einrichtungskosten (inkl. Endgeräte und Arbeitszeit): ca. 2.193 EUR

Monatliche Kosten:

• Telekom-basierte Lösung: 155,85 EUR pro Monat
• Cloud-Telefonie-Lösung: 122,10 EUR pro Monat
• Monatliche Ersparnis: 33,75 EUR

Kosten über fünf Jahre

• Herkömmliche Telefonanlage:
  • Einmalige Anschaffung: ca. 3.000–5.000 EUR
  • Monatliche Kosten: 155,85 EUR
  • Gesamtkosten über 5 Jahre: ca. 12.351 EUR (ohne Wartung und Support).
• Cloud-Telefonanlage:
  • Einmalige Anschaffung: ca. 2.193 EUR
  • Monatliche Kosten: 122,10 EUR
  • Gesamtkosten über 5 Jahre: ca. 9.519 EUR
• Gesamte Ersparnis über 5 Jahre: ca. 2.832 EUR

Bei der Cloud-Lösung erhält jedes Endgerät einen eigenen Sprachkanal, während die Telekom-Lösung in diesem Beispiel auf 4 Sprachkanäle begrenzt ist. Um die beiden Lösungen wirklich vergleichbar zu machen, müssten für größere Unternehmen möglicherweise zusätzliche Sprachkanäle bei der Telekom hinzugebucht werden, was die monatlichen Kosten entsprechend erhöhen würde. Darüber hinaus haben wir Wartungsverträge bei der klassischen Telefonanlage bewusst nicht in die Berechnung aufgenommen, da diese nicht immer erforderlich sind. Trotzdem zeigt die Beispielrechnung, dass die Cloud-Telefonanlage auch ohne diese zusätzlichen Faktoren langfristig finanzielle Vorteile bietet.