Die Frage, ob eine Datensicherung für Office 365 notwendig ist, beschäftigt viele Unternehmen, die auf cloudbasierte Dienste von Microsoft setzen. Obwohl Office 365 eine Vielzahl von Diensten wie Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams anbietet, sollte man die eigene Verantwortung für die Datensicherung nicht unterschätzen. Dieser Artikel erklärt, warum eine zusätzliche Backup-Lösung für Office 365 sinnvoll ist und welche Aspekte dabei zu beachten sind.
1. Microsofts Shared Responsibility Modell
Microsoft stellt klar, dass sie zwar für die Infrastruktur und den Betrieb der Cloud-Dienste verantwortlich sind, die Datensicherung aber weitgehend in der Verantwortung der Nutzer bleibt. Das bedeutet, dass Microsoft lediglich Basisdienste wie den Papierkorb bereitstellt, um versehentlich gelöschte Daten für eine kurze Zeit wiederherzustellen. Diese Datenrettung deckt jedoch nur 30 bis 90 Tage ab, je nach Dienst.
Warum ist das relevant? Unternehmen, die auf langfristige Datensicherung und Compliance angewiesen sind, müssen sicherstellen, dass sie Daten unabhängig von Microsofts Löschrichtlinien sichern. Besonders für Branchen mit strengen gesetzlichen Anforderungen, wie das Gesundheitswesen oder die Finanzbranche, ist dies unerlässlich.
2. Office 365-Dienste und ihre Backup-Bedürfnisse
- Exchange Online: E-Mails sind oft das Rückgrat der Kommunikation in Unternehmen. Ein Verlust von wichtigen E-Mail-Konversationen kann schwerwiegende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben.
- OneDrive und SharePoint: Diese Dienste sind zentral für die Zusammenarbeit und Dokumentenspeicherung. Versehentliches Löschen oder Angriffe auf diese Systeme können Dateien unwiederbringlich zerstören.
- Microsoft Teams: Teams wird immer mehr zur zentralen Kommunikationsplattform für viele Unternehmen. Der Verlust von Chats, Dateien oder Besprechungsprotokollen kann schwerwiegende Folgen für die interne Zusammenarbeit haben.
3. Schutz vor Hardwarefehlern
Da Office 365 cloudbasiert ist, gehen viele davon aus, dass sie vor Hardwarefehlern sicher sind. Tatsächlich stellt Microsoft sicher, dass die Cloud-Dienste auf einer redundanten Infrastruktur laufen, um Hardwarefehler im Rechenzentrum abzufangen. Doch lokale Hardware wie Computer, Netzwerkverbindungen und mobile Geräte können weiterhin ausfallen und temporär den Zugriff auf die Cloud verhindern.
Ein Beispiel: Wenn ein Laptop mit synchronisierten OneDrive-Daten einen Festplattenfehler hat, könnten ungespeicherte oder fehlerhafte Synchronisierungen verloren gehen. Eine zusätzliche Backup-Lösung stellt sicher, dass wichtige Dateien nicht verloren gehen, wenn lokale Hardware-Probleme auftreten
4. Warum schützt Office 365 nicht vor Ransomware?
Ransomware bleibt eine der größten Bedrohungen, sowohl für lokale als auch für Cloud-Dienste. Obwohl deine Daten in der Cloud gespeichert sind, sind sie nicht automatisch vor Ransomware sicher.
- Wie passiert das? Wenn ein Benutzerkonto durch Phishing oder Malware kompromittiert wird, kann die Ransomware auf alle synchronisierten Cloud-Dienste zugreifen. Das bedeutet, dass verschlüsselte oder infizierte Dateien in OneDrive, SharePoint oder Teams landen können. Auch Dateiversionierung kann eingeschränkt sein, sodass die infizierten Dateien die sicheren Versionen überschreiben.
- Lösung: Eine dedizierte Backup-Lösung bietet Schutz, indem sie es ermöglicht, auf saubere, vorherige Versionen der Dateien zurückzugreifen. Außerdem bieten viele Backup-Anbieter zusätzliche Ransomware-Erkennungstools, die potenzielle Bedrohungen schneller erkennen.
5. Rechtliche Vorgaben und Compliance
Viele Unternehmen müssen strenge gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Daten einhalten, wie die DSGVO oder branchenspezifische Vorschriften (z.B. HGB in Deutschland). Microsoft bietet zwar einige Optionen zur Wiederherstellung, aber diese erfüllen oft nicht die Anforderungen für langfristige Datenaufbewahrung. Ohne eine zusätzliche Backup-Lösung könnte es schwierig sein, diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Mit einem eigenständigen Backup-System können Unternehmen sicherstellen, dass sie langfristig auf ihre Daten zugreifen können und im Falle einer Überprüfung oder eines Audits compliant bleiben
6. Kosten für eine Office 365 Datensicherung
Die Kosten für eine Backup-Lösung für Office 365 werden in der Regel pro Benutzer berechnet und sind flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar. Diese Flexibilität erlaubt es, die Backup-Lösung entweder für alle Benutzer oder nur für ausgewählte Nutzer zu buchen, je nach den Anforderungen und der Struktur des Unternehmens.
Mit einer solchen Lösung werden alle relevanten Office 365-Daten gesichert, einschließlich der Daten aus Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams. Zudem können Unternehmen die Granularität der Backups anpassen – von einfachen Dateiwiederherstellungen bis hin zu komplexeren Strukturen, je nachdem, welche Daten geschützt werden müssen.
Was die Kosten betrifft, beginnen diese üblicherweise bei etwa 5-8 EUR zzgl. MwSt.pro Benutzer und Monat. Für Unternehmen mit einer größeren Anzahl an Nutzern gibt es oft Staffelpreise, die die Kosten pro Benutzer reduzieren können. Diese Preisstruktur ermöglicht eine kosteneffiziente Absicherung, auch bei steigenden Anforderungen.
Fazit: Backup für Office 365 – Notwendig oder nicht?
Während Microsoft einen stabilen und sicheren Cloud-Service anbietet, liegt die Verantwortung für die Datensicherung größtenteils beim Nutzer. Hardwarefehler und Ransomware können die Sicherheit der Daten gefährden, und ohne eine umfassende Backup-Strategie können Daten unwiderruflich verloren gehen.
Für welche Unternehmen relevant? Praktisch jede Organisation, die mit geschäftskritischen Daten arbeitet oder gesetzlichen Compliance-Vorgaben unterliegt, sollte eine eigene Backup-Lösung für Office 365 in Betracht ziehen. Besonders die Dienste Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams profitieren von einer zusätzlichen Sicherungsschicht.
Ein eigenständiges Backup-System sorgt für mehr Sicherheit, Kontinuität und Rechtskonformität – und stellt sicher, dass Unternehmen auch im Ernstfall schnell und effizient auf ihre Daten zugreifen können.
Beratungsbedarf? Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie individuell und finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen.